Mi a workflow?
A workflow fogalom lényegében az
üzleti folyamatok szinonimájaként használható, de egyelőre nem honosodott meg még magyar megfelelője.
(A workflow csúnya kifejezéssel: munkafolyam, munkafolyamat) lényegében az üzleti folyamatok logikus szervezését és megfelelő
támogatását foglalja magában.
Nem forradalmian új dolog, csupán
szabványos vagy szokványos szoftveralkalmazások olyan
kapcsolatrendszerrel való ellátása,
amely hatékonyan biztosítja az egész szervezet környezetvezérelt működtetését. Feladata a nevében is jelzett munkafolyamat vezérlés,
azaz az egyes munkafázisok elektronikus úton történő irányítása, nyilvántartása, összefogása...
Tovább »
A
workflow rendszerek tehát munkafolyamat-irányító vagy ügymenet-automatizáló megoldások, amelyek lehetővé teszik,
hogy a megfelelő információ eljusson a megfelelő emberhez a megfelelő időben, jelentősen javítva az időigényes adminisztrációs folyamatok
hatékonyságát.
Egy
workflow rendszer használatával minden dolgozó a személyes, vagy szervezetben elfoglalt
szerepe szerinti tevékenységeket végezheti,
s az összes ehhez szükséges adatot, iratot automatikusan megkapja, illetve továbbítja.
A rendszer minden résztvevője jogosultságának megfelelően képet kaphat a munkafolyamatok pillanatnyi állásáról,
az elvégzendő feladatokról és határidőkről.
A tevékenységek végrehajtásában nem csak a workflow rendszer saját eszközei (pl. beviteli ablakok, döntési felületek)
adnak támogatást a felhasználóknak, hanem lehetőségük nyílik bármilyen egyedi alkalmazás indítására,
illetve paraméterek átadására is ezen alkalmazások felé.
« Részletek elrejtése
A workflow története
A
workflow evolúciója az
1980-as években kezdődött. Előrelépésében jelentős szerepet játszott a
képfeldolgozás és archiválás robbanásszerű
fejlődése, az
elektronikus levelező és könyvtár
rendszerek elterjedése, a
csoportmunka és tranzakció alapú alkalmazások bevezetése,
valamint a
dokumentummenedzsment rendszerek megjelenése a piacon. A helyzetet tovább bonyolította, hogy míg korábban jól elhatároltak voltak a
feladatok és végrehajtásuk, addigra mára az
osztályok és szervezeti egységek közötti határvonalak elmosódtak a feladatok végrehajtása során...
Tovább »
Nem automatizált feladatok és feladattovábbítás
Részben automatizált feladatok és nem automatizált feladattovábbítás
Részben automatizált feladatok és automatizált feladattovábbítás
Az informatikai eszközök és alkalmazások fejlődésével megkerülhetetlen volt, hogy az üzleti folyamatokat is újragondolják.
Egyértelművé vált, hogy a különböző munkafolyamatokat
összefogni csak informatikai rendszerek segítségével lehet,
így született meg a
workflow menedzsment illetve a
workflow rendszer fogalma. Ezek az alkalmazások lehetővé teszik,
hogy a
megfelelő információ elérjen a megfelelő emberhez a megfelelő időben.
Egy workflow alkalmazás ugyanakkor nem hajt végre semmilyen feladatot a folyamatokban, csak továbbít.
A workflow rendszer előnyeihez tartozik, hogy az információ áramlás felgyorsul és az automatizáltság révén a
hibalehetőségek száma csökken.
Amennyiben az emberi tényező miatt mégis probléma merülne fel, az könnyen
nyomon követhető és kontrollálhatóvá válik,
hiszen az információ útja lekövethető.
« Részletek elrejtése
Workflow rendszerek
Minden cég, vállalat hatékonyságát döntően befolyásolja az, hogy milyen erőfeszítéseket tesz üzleti folyamatainak,
workflow-jának optimalizálására. Alapvető kérdés, hogy ezt hogyan támogatja az
informatika.
Alapkövetelmény, hogy a bevezetett workflow megoldás
adaptív legyen és magas fokon
integrálható annak érdekében,
hogy képes legyen a jövőbeni változások "ésszerű" követésére...
Tovább »
A bevezetésre kerülő workflow rendszernek az alábbi elvárásoknak kell megfelelnie:
- teljes mértékben meg kell felelnie az üzleti folyamatok struktúrájának az átláthatóság és a hibák minimalizálása érdekében;
- integrálhatónak kell lennie, azaz képesnek kell lennie az informatikailag nem megragadható folyamatok kezelésére, mivel az üzleti folyamatok nagy része nehezen feleltethető meg egy-egy informatikai folyamatnak;
- Rugalmasnak kell lennie, azaz tudnia kell követni az üzleti folyamatok változását;
- Biztosítania kell a különböző munkafolyamatok követhetőségét annak érdekében, hogy a beavatkozás a lehető leghamarabb történjen meg egy esetleg hiba esetén, valamint a javítás a legrövidebb idő alatt történjen meg.
- Fontos, hogy képes legyen a különböző tevékenységeket személyekhez rendelni az optimális munkaerő elosztás miatt.
Nem szabad azt sem figyelmen kívül hagyni, hogy a legtöbb esetben a workflow rendszerek más szoftverekkel is együttműködnek,
így ezeknek az egymással való
kompatibilitása is kulcsfontosságú szempont a workflow megoldások kiválasztásánál.
A vállalatok divízióktól függően egyszerre több workflow szoftverrel igyekeznek javítani munkafolyamataikon.
Így például léteznek
ERP, CRM, HR és DMS szoftverek, melyekből a szervezet igényeinek megfelelően akár több is jelen van.
Az ERP rendszerek a vállalatok erőforrás allokációját hivatottak kontrollálni, a HR rendszerek az emberi erőforrások menedzselésében
nyújtanak segítséget, míg a CRM rendszerek az ügyféladatbázis kezelésére szolgálnak.
« Részletek elrejtése
DMS alapú workflow
A DMS, azaz Document Management System szoftverek a szervezet
dokumentumkezelését hivatottak optimalizálni, illetve a dokumentum alapú munkafolyamatokat (számlajóváhagyás, szerződés véleményezés) kezelni.
Napjainkban az információ körülbelül 70%-át elektronikus formában tárolják, melyek eltérő forrásokból és formátumban érkeznek.
Elsőként a banki szektor és a közszféra ismerte fel, hogy az adminisztratív folyamatokat racionalizálni kell és a dokumentumkezelés
átláthatóbbá tétele érdekében dokumentumkezelő szoftvereket vezetett be. Mára azonban egyre több vállalat is szembesül azzal,
hogy a hatékonyságnövelés nem lehetséges az üzleti dokumentumok rendezett nyilvántartása nélkül,
így a munkafolyamatok és a workflow hatékonysága érdekében az ERP rendszereket DMS rendszerekkel egészítik ki...
Tovább »
A
megfelelően kiválasztott és adott intézmény, cég igényeire szabott elektronikus dokumentumkezelés mérleg szinten is
kimutatható megtérüléssel jár. Segítségével a munkafolyamatok felgyorsulnak, átláthatóbbá válik az egész vállalati működés,
a számla és szerződés nyilvántartás, iktathatók, rendszerezhetők és egységesen kezelhetők lesznek az e-mailek és egyéb forrásból
érkező dokumentumok. A kimutatások precízen és naprakészen készíthetők el, így hatékonyan támogatják a vezetői döntéshozatalt.
A hagyományos és az elektronikus dokumentumkezelés közötti
összehasonlítás a kimutatta, hogy dokumentumkezelő rendszer használatával
akár
75%-kal csökken az adminisztrációra fordított idő, és az archívum kapacitását 140-szeresére növeli harmadannyi költségráfordítással.
Érthető tehát, hogy a DMS szoftverek mára kulcsfontosságú gazdaságossági faktorrá váltak.
Egy jó dokumentumkezelő rendszer magas fokon integrálható, illeszkedik egy már
meglévő ERP vagy akár workflow megoldáshoz is,
kétirányú adatkapcsolatot lehetővé téve, bevezetése ennek köszönhetően gyorsan és zökkenőmentesen végezhető el. Sokszor előfordul azonban,
hogy egy cég, intézmény nem rendelkezik külön workflow szoftverrel. Az ilyen esetekben jelentenek megoldást az olyan DMS szoftverek,
melyek
saját workflow modullal bírnak, így támogatják a hatékony ügyintézést akár több szervezeti egység, telephely esetén is.
A
DMS ONE dokumentumkezelő rendszerek megoldást kínálnak az adminisztrációs problémákkal küzdő vállalkozásoknak,
intézményeknek mérettől és működési területtől függetlenül. Bevezetésüket mindig egy
felmérés előzi meg,
melynek során górcső alá veszik az adott szervezet
dokumentumkezelési gyakorlatát, a workflow szintjét.
A kapott eredmények és mutatószámok alapján pedig a szervezet számára legjobban testreszabott megoldást ajánljuk.
Ez a garancia arra, hogy a bevezetett szoftver valóban a várt megtérülést hozza, és ténylegesen is támogatja a workflow-t,
hatékonyabbá téve az információk adás-vételét.
Tájékozódjon az egyik legelterjedtebb DMS szoftverrel kapcsolatban a
www.dmsone.hu oldalon.
« Részletek elrejtése
